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Zusammenspiel zwischen Google+ und Gmail

In den letzten Tagen habe ich mich im Facebook Konkurrenten Google+ mit den Circles und den dort zu findenden Freunden, die ich noch nicht zu meinen Kreisen hinzugefügt habe bzw. die sich auch noch gar nicht bei Google+ angemeldet haben (Ja, das soll es geben :-)) beschäftigt. Die dort ersichtlichen Personen kommen zum größten Teil durch mein Adressbuch, welches ich bei Gmail hinterlegt habe. Bei genauerer Betrachtung ist mir aufgefallen, dass mir hier teilweise Kontakte als „verwendet Google+ noch nicht“ angezeigt werden, obwohl diese Personen sehr wohl schon bei Google+ vorhanden und sogar in einem meiner Kreise zugeordnet sind.

Sieht man ins Gmail Adressbuch und sucht nach dem Kontakt, dann wird man feststellen, dass der Kontakt nun sowohl unter meine Kontakte als auch, und zwar ein weiteres Mal, unter weitere Kontakte angezeigt wird. Unter meine Kontakte findet man den Freund oder Bekannten mit allen Daten, so wie man es ursprünglich eingetragen hat. Unter weitere Kontakte findet man nur einen Hyperlink unter dem Punkt Profil. Zustande kommt dies nur bei Personen, von denen man als Kontakt keine Gmail (bzw. Googlemail) Adresse hinterlegt hat. Für die Registrierung zu Google+ ist nämlich zwingend ein Account bei Google nötig.

Wie führt man die Bereinigung durch?
Kopiert man nun den Hyperlink des Profils und löscht den Kontakt in Gmail unter weitere Kontakte und ordnet anschließend die URL dem korrekten Kontakt unter meine Kontakte wieder als Profil zu, dann wird man – zwar nicht sofort, aber nach kurzer Zeit – folgendes feststellen können: Der bereits bei Google+ registrierte Kontakt wird nicht mehr fälschlicherweise unter den Kontakten, die sich noch nicht bei Google+ registriert haben, angezeigt. Dafür muss man auch nicht die nicht bekannte Gmail Adresse der Person erfragen.

Wichtig zu beachten ist allerdings, dass durch das Löschen des Kontaktes unter weitere Kontakte die Person auch aus den Kreisen von Google+ verschwindet. Man muss diese Person also anschließend nochmals dem gewünschten Kreis zuordnen. Nicht funktionieren tut dies außerdem bei Personen, die sich bei Google+ mit einem anderen Namen, als dem im eigenen Gmail Adressbuch hinterlegten Namen, registriert haben. Alternativ dazu kann man auch zuerst die Profil Adresse des gefunden Kontakts im Adressbuch zur korrekten Person zuordnen und erst anschließend die Person zu einem der Kreise in Google+ hinzufügen. Als Profil Adresse versteht sich die URL bis inkl. der mehrstelligen Nummer, aber ohne des folgenden Wortes.

Sortierter Posteingang bei Gmail

Vor einigen Tagen hat Gmail den „sortierten Posteingang“ vorgestellt. Mittlereile habe ich diese Funktion wieder deaktiviert. Warum? Ich denke für „private User“ mit weniger als 30 E-Mails am Tag und die außerdem vorrangig per IMAP auf den Gmail Account zugreifen, hat der sortierte Posteingang keinen besonderen Nutzen. Im Gegenteil benötigt man eher mehr Zeit, weil man dann tatsächlich jedes E-Mail in der Weboberfläche archivieren muss, um zuvor den von Gmail angedachten Wichtigkeitsgrad zu überprüfen und damit das System zu schulen.

Tipps für Gmail

Google hat für seine Gmail Kunden eine neue Anleitung veröffentlicht. Mit einfachen Tipps soll das E-Mail Schreiben damit noch schneller von der Hand gehen.

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Empfehlungen im Umgang mit Microsoft Outlook

PST Datei erstellen und Kategoriefunktion nutzen

  • PST Datei erstellen

In MS Outlook sollte die .pst Datei, in der alle Daten (E-Mails, Kalendereinträge, Notizen,…) gespeichert werden, nicht die 2GB Marke übersteigen, weil man mit Outlook sonst öfters auf Probleme stößt.
Außerdem gibt es in vielen Firmen ohnehin Richtlinien, welche die Obergrenze des Speicherplatzbedarfs für das am Server liegende Postfach vorschreibt. Oft liegen diese weit unter diesem Wert bei 50MB bis 150MB und der Server lässt, bei erreichen dieses Wertes, kein senden und/oder empfangen von neuen Nachrichten mehr zu.

Daher ist es zu empfehlen alle E-Mails im Posteingang und in den gesendeten Objekten vom Server in eine weitere, zusätzlich angelegte, ‚.pst Datendatei‘ zu verschieben. Dafür empfiehlt sich zB eine jährliche Ablage.

In Outlook 2003 geht das folgendermaßen: Klicke auf ‚Extras/ E-Mail-Konten/ Vorhandene E-Mail Konten anzeigen oder bearbeiten/ Neue Outlook Datendatei‘ und folge anschließend dem Assistenten. Empfehlenswert ist es, die neu angelegte .pst Datei in einen persönlichen Ordner auf dem Server zu speichern, welcher kontinuierlich im Backup der Firma mitgesichert wird.

So kann Outlook spielend auch mit Postfächern weit jenseits der 2GB umgehen, da nicht alle Nachrichten in einer Datei gespeichert sind, sondern für jedes Jahr eine eigene Ablage mit einer eigenen .pst Datei zu finden ist und Outlook einfach nur mehrere persönliche Datendateien verwalten muss.

  • Kategoriefunktion statt Ordner

Oft wird in Outlook für jeden Bereich ein eigener Ordner angelegt. Falls in Zukunft eine Suche von Nöten wird, tut man sich mit Outlook schwer ordnerübergreifend die gesuchte E-Mail auch zu finden.

Vielen von euch wird sicherlich schon die von Gmail bekannte Labelfunktion bekannt sein, welche ich besonders schätze. So ähnlich geht das auch mit Outlook. Klicke mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail und wähle ‚Kategorien‘. Schon kann man die E-Mail mehreren Kategorien hinzufügen. Auch nach dem Verschieben vom Server (Posteingang,…) in die, oben beschriebene, lokale Ablage, bleiben diese Informationen erhalten.

Die vielleicht irgendwann benötigte anschließende Suche nach einer E-Mail gestaltet sich, da Outlook alle Nachrichten in einem Ordner hat und nicht ordnerübergreifend gesucht werden muss, um einiges leichter.
Außerdem steht zusätzlich die Suche nach Kategorien zur Verfügung. Um von der standardmäßigen Anzeige ‚geordnet nach Datum‘ umzustellen, klicke man auf ‚Ansicht/ Anordnen nach/ Kategorien‘.

Ich hoffe die Tipps können dem einen oder anderem von euch helfen. Ich wünsche euch ein entspanntes Arbeiten.